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档案——我们共同的记忆

楼主:核物理与化学研究所 时间:2020-08-30 06:24:03


        “国际档案日”是由国际档案理事会(International Council on Archives简称ICA)设立的,ICA是档案界的最高专业组织,成立于1948年6月9日,宗旨是加强世界范围内档案机构的合作,共同致力于档案资源的保护和开发利用。

        档案是人类文化遗产和信息资源的组成部分,是人类经济、政治和社会发展的有效见证。但在现实生活中,社会公众对档案的认知不多,常常把档案馆与图书馆混淆。社会公众对档案了解不充分,不太关注档案事业,都在一定程度上妨碍了档案事业的发展。

        为了推动社会公众认识档案和关注档案事业,同时庆祝 ICA成立60周年纪念日,2007年,ICA全体成员在加拿大魁北克举行的年度全体会议上投票决定,将其成立日6月9日定为“国际档案日”。该项决定最终被ICA执行委员会通过并在档案界推行。从此,档案与档案人便有了属于自己的节日。

        2017年国际档案日主题:“档案—我们共同的记忆”。

二、档案工作简介

什么是档案?

        档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。

档案的作用?

        档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录,对以往社会活动具有直接的原始纪录作用。档案实际上是人类追求信息的确定性、可靠性的产物,这也是档案工作之所以存在的最为本质的原因。档案提供的是最真实、最可靠的信息,之所以保存、使用档案也是因为这个所决定的。这是其他任何事物代替不了的。如果世上有比现在的“档案”功能更好、效果更佳的东西,人们则会将其作为档案来使用。再来种假设,如果人们可以随意地以超光速的速度跨越时空,可以随意地回到过去,去共同确认历史事实,那么人们也就没有必要保存档案了。

        就我们而言,档案是单位发展历程以及辉煌成绩的记录,也是反映我们每一位科研工作者智慧、灵感和工作成绩的最有效的凭证,把档案收集全、管理好,是对科研工作者负责,是对我们的单位负责,更是对我们的事业负责。

我们的档案包括哪些?

        文书档案指行政管理档案,即在社会的行政管理活动中直接形成的一个档案门类。

        科研档案指在科学研究过程中产生的档案,在我们所的主要体现是科研课题档案。与项目档案同属科技档案。

        项目档案指固定资产投资项目建设过程中产生的档案。与科研档案同属科技档案。

        专门档案是人们通过创造性劳动选择并保存下来以备查考的各种专门文件组成的有机体系的总称。如会计档案、人事档案、诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等。

三、档案利用实例

        1. 2001年7月,美国钢铁协会和美国商务部指控上海埃力生钢管公司生产出口到美国的高直缝焊钢管,以低于正常价值的价格进入美国市场,对其诉讼。上海埃力生钢管公司积极应诉,打赢了这场被称为“中国入世后中国企业在国际贸易争端中第一案”的高直缝焊钢管反倾销官司。该公司应诉成功除了有祖国提供的支持之外,他们在应诉过程中提供的大量齐全完整、内容翔实的反映该产品生产成本、生产总量、国内销售价格、出口价格、出口数量等各方面情况的档案资料也发挥了关键的作用。

        2. 据原铁道部11个铁路局、16个铁路分局和30条铁路线的统计,1983年-1987年,利用档案作为原始凭证,解决与地方之间土地产权纠纷,仅为铁路建设避免重复征用土地一项,就减少费用9.74亿元。

        3. 1987年上海宝钢原料码头引桥被轮船撞断,主副原料输送系统全部中断。档案部门闻讯后在20分钟内调出有关图纸急送现场;在抢修引桥过程中又为有关部门查找和提供底图近2500张,复印蓝图13000余张,按常规6个月的工期仅用85天就完成了修复任务,节省费用6000余万元。

        4. 大连市档案馆保管着一类特殊的珍贵档案—纸灰档案。“纸灰档案”是侵华日军撤离时销毁的文字资料的灰烬,不同的是它们没有充分燃烧,并且此后相当长时间在泥土里被炭化,所以能够长时间保存不毁坏。纸灰档案是1958年、1960年和1983年分别在大连市0910部队后勤院内、沙河口公安分局、斯大林广场(现人民广场)3个地方挖掘出来的。经过整理后,接收进入大连市档案馆保管的纸灰档案,原件约1800卷,抄件约1500余卷。这批档案记载着日本帝国主义在1905年至1945年,日本军(关东军)、警(关东州厅警察部和警察署)、宪(关东宪兵司令部、大连宪兵队)、特(日本特务组织)机关在东北实行殖民统治的罪恶历史。当时,大连市档案馆成立了专门的工作小组对纸灰档案进行复原。他们根据照相技术翻拍的原理,利用纸灰档案纸面与字迹笔痕在强光照射下形成的明暗反差,进行照相翻拍。并用特殊方法进行冲洗。最后进行复印,照片高反差洗印后,用复印机放大复印成纸件,然后装订,这样一来就保证了纸灰档案复印件的内容、笔迹完全和原件一致。整个过程需要十几道程序,一页纸灰档案的复制最少需要2-3天时间。

四、文件归档范围(略)

  五、档案整理工序

        组件-分类-排列-编号-编目-修整-装订-编页-装盒-排架-保存

        组件:将正文与附件、正本与定稿、批复与请示、复文与来文作为一件。

        分类:根据文书档案分类法与科技档案分类法,将档案分到对应的类目中,使内容相近的档案保持有机联系,便于管理及利用。

        排列:档案分好类后,在最低一级类目内,按时间结合事由排列。同一事由或同一课题档案,按形成先后顺序排列。

        编号:将档案按分类方案及排列顺序编写档号,档号体现的是档案的分类情况及存放位置。

        编目:编目借助档案管理系统实现。档案编目涉及著录内容数十项,只有把相关内容著录清楚、明确、标准统一,在检索利用档案时才能准确、快捷、高效。

        修整:档案作为长期甚至永久保管信息的载体,必须保证其具备相应的保存条件,因此档案工作中一项重要内容是对档案进行修整。

        修整内容主要包括:

        1. 不耐久字迹、纸张进行复印。铅笔字迹、圆珠笔字迹等属于不耐久字迹,复写纸、热敏纸等属于不耐久纸张,保存时间一久,内容就会淡化,纸张也可能变得易碎或模糊不清,因此,必须进行复印附于原件之后。

         2. 不耐久装订方式进行拆除,重新装订。档案装订需要使用专门的档案级不锈钢钉装订或线装,否则一旦氧化生锈,会对档案造成损伤。因此,档案装订时,需要将之前的不耐久装订方式拆除,包括普通办公订书针、回形针、大头针、燕尾夹、装订夹条、塑料封等。

        3. 对于已经破损的档案,根据档案修裱相关规定进行修复。

        编页:为便于对档案进行管理,所有档案必须拉通编页,包含有效内容的页面均应编页,编页需要用正楷,字迹清晰、整齐。

        装盒:将档案按顺序装入档案盒中,并填写档案盒盒脊及备考表项目,打印档案目录。

        排架:将档案按分类方案排架,并制作库存档案分布示意图、排架指引等,使档案排架情况清晰、条理。

        保管:档案入库保管后,在库房里会得到精心的“呵护”。为最大限度延长档案保管期限,档案库房温度常年控制在14℃-24℃之间,湿度控制在45%-60%之间,昼夜温湿度变化不超过±2℃,±5%;另外,还有防光、防尘、防盗、防火、防有害生物、定期检查等保护措施,确保档案处于最适应的保管环境中。

   六、档案利用流程(略) 

       档信中心目前正在测试档案在线利用平台,完成后大家就可以“足不出户”在办公室利用档案!

七、档案在日常生活中的应用



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